Autorom narzędzia „Ewaluacja międzynarodowych spotkań młodzieży” od początku zależało na wypracowaniu metody, która pomogłaby wnioskodawcom i ich współpracownikom w podnoszeniu jakości pracy nad projektem, przy założeniu, że nie będzie ona równocześnie narzędziem służącym kontroli tej pracy.
Trójstronna grupa projektowa (PNWM, FNWM, BKJ, Freizeitenevaluation) podczas wspólnego spotkania w Warszawie przyjęła jednogłośnie poniższe zasady stosowania narzędzia:
• Celem projektu jest stworzenie prostej i taniej możliwości dla każdego podmiotu przeprowadzenia ewaluacji własnej pracy.
• Narzędzie ewaluacyjne będzie używane tylko do podniesienia jakości programu, nie będzie natomiast narzędziem nadzoru.
• Praca z uzyskanymi w procesie ewaluacji danymi wymaga zachowania ich anonimowości. Poufność pracy z danymi odnosi się do wszystkich obszarów i poziomów ich opracowywania.
• Dane uzyskane przez poszczególne podmioty powinny być na bieżąco zbierane i zestawiane.
• Zapoznawanie się z danymi oraz ich interpretacja wymaga otwartości i samokrytyki.
• Ocena i interpretacja odbywa się we współpracy z osobami, których dotyczy.
• Dalszy rozwój tego narzędzia jest jak najbardziej pożądany, jednak przy zachowaniu standardów naukowych.
• Każdy użytkownik tego narzędzia zobowiązany jest w zakresie swoich obowiązków do przejrzystego stosowania i zachowania powyższych zasad.
• Prawa autorskie dot. narzędzia należą wspólnie do PNWM, FNWM, BKJ i projektu „Freizeitenevaluation” („Ewaluacja podróży młodzieżowych”).